La dématérialisation
Diminution des charges, amélioration de la communication entre les services, diminution du risque de pertes d’informations…
La dématérialisation est une piste sérieuse et, aujourd’hui, le cadre juridique nous permet de l’exploiter pour de nombreux documents tout en conservant leur caractère authentique et légal.
Tout document peut être dématérialisé : factures, contrats, documentations techniques, bons d’intervention et même bulletins de paie. Il convient néanmoins d’étudier le ROI pour chacun de ces flux de données et de mettre en place les flux dématérialisés par étape.
Exemple de Flux n°1 : Dématérialisation des factures
Au lieu d’imprimer vos factures client et de les expédier par voie postale, transférer les directement depuis votre logiciel de facturation à votre client. Par email , en quelques minutes, votre client reçoit une facture authentique et valide.
Vous économisez les délais et les frais d’impression, d’expédition. Votre facture est transmise directement à son destinataire de façon sécurisée. En remettant plus rapidement ce document à votre client, vous diminuez également vos délais de paiement.
Exemple n°2 : Les factures d’achats
Les temps de saisie des factures d’achats et les risques d’erreurs sont nombreux. Des solutions existent vous permettant de scanner votre paquet de factures d’achats et de les injecter directement dans votre logiciel de comptabilité. Les factures sont reconnues selon des modèles paramétrables et les écritures sont pré-saisies dans votre logiciel de comptabilité Sage.
Si vous en avez la possibilité , vous pouvez travailler avec votre fournisseur pour qu’il vous transmette des factures électroniques au lieu des factures papier ainsi il n’y a plus d’étape de scan des factures. Vos factures électroniques sont directement injecté dans votre comptabilité.
