Gérer et partager vos dossiers clients

Parce que les problématiques de stockage des dossiers clients sont liés à l’utilisation de solution de gestion de la relation client. NRC a ajouté à SageCRM une gestion documentaire permettant de remplir les fonctions suivantes :

La sécurité

Support de systèmes d’authentification mixte (Utilisateurs de l’active Directory ou Utilisateurs externes stockés en base de données). Gestion des groupes d’utilisateurs. Possibilité de définir la sécurité jusqu’à la version d’un fichier. Gestion des verrous (une seule personne ne modifie le document à un moment donné)

Gestion des sauvegardes et du stockage

Corbeille utilisateur avec période de rétention de 30 jours Corbeille administrateur avec période de rétention de 60 jours Utilisation des mécanismes de sauvegarde de Microsoft SQL Server (Sauvegarde Complète, et Différentielle) Pour les fortes volumétries, stockage des fichiers sur un serveur de fichiers déporté sécurisé

Métadonnées sur les documents  et stratégie documentaire

Possibilité d’ajouter à un document des informations (champs supplémentaires qui permettront de faire des tris, des filtres, …) Provenant de systèmes externes (base de données, ERP, CRM, …) Interne à SharePoint (utilisateur, texte, nombre, oui/non, …) Gestion des modèles de documents centralisée et sécurisée. Possibilité de créer des types de contenus permettant d’associer à un modèle de documents des champs additionnels et un Workflow particulier quel que soit l’endroit oů il sera utilisé sur la plateforme.

Gestion du cycle de vie des documents

Gestion des flux d’approbations de documents. Possibilité de créer ses propres Workflow sans une seule ligne de code grâce à l’outil gratuit MS SharePoint Designer. Possibilité de créer des Workflows plus avancés interagissant avec des systèmes tiers tels qu’un ERP, une CRM,… Possibilité de créer des Stratégies de nettoyages des documents en fonction de leur âge.

Mode d’acquisition des documents

Par scan et OCR via un module additionnel. Par un simple glisser / déposer dans un explorateur Windows. En téléchargeant le fichier via un explorateur Web.

Indexation des documents et recherche

Indexation des documents, des métas informations associées et du contenu des documents. Indexe le contenu des documents. Recherche avancées avec possibilité de filtres sur le contenu, la langue, le type de document, … Possibilité de définit des synonymes de recherche (exemple CE = Comité d’Entreprise). Possibilité d’indexer des documents situés sur d’autres sources de contenu que SharePoint (serveur de fichiers, site web, …)

Alertes et notifications

Possibilité pour l’utilisateur de configurer des alertes par mails (immédiate, quotidienne, hebdomadaire) sur les résultats d’une recherche ou sur les modifications d’un document ou du contenu d’un dossier. Possibilité de s’abonner aux modifications d’un dossier via des flux RSS